Organização

Diferentemente das bibliotecas, não existem sistemas estabelecidos para organizar arquivos. Existem, no entanto, princípios arquivísticos gerais e práticas estabelecidas seguidos por Arquivos Nazarenos. Uma compreensão geral da nossa abordagem pode auxiliar os pesquisadores na utilização dos arquivos e dos seus instrumentos de pesquisa.

Os itens pertencentes à mesma coleção não precisam estar localizados lado a lado na prateleira, desde que estejam listados juntos no inventário. Isso proporciona flexibilidade na adição de itens ao estoque e aumenta a capacidade de armazenar coleções de forma mais eficiente.

Um arquivo não organiza suas coleções por tema ou assunto, mas sim de acordo com quem produziu a coleção. Muitas coleções dos Arquivos Nazarenos foram produzidas por agências ou funcionários da igreja. A ordem em que as coleções são listadas baseia-se em um fluxograma que determina a relação entre essas agências e escritórios. O inventário dos Arquivos Nazarenos vai dos níveis mais gerais da igreja (começando com as coleções da Assembleia Geral — a Série 200) aos mais específicos, terminando com coleções centradas em membros individuais da igreja (a Série 1200).

Os registros das agências da igreja são mantidos em sua ordem original ou restaurados à sua ordem original. Os Arquivos Nazarenos não reorganiza uma coleção nem impõe uma ordem sobre ela, a menos que a ordem original se perca e não possa ser reconstruída.

Quando um membro da diretoria da igreja ocupava mais de um cargo, todos os seus registros eram listados juntos em um único local no inventário, sob o departamento onde a pessoa ocupava o cargo mais alto. São feitas referências cruzadas apropriadas em outras partes do inventário onde a pessoa também ocupou cargos.