Organización

A diferencia de las bibliotecas, no existen sistemas establecidos para organizar los archivos. Sin embargo, hay principios generales de archivo y prácticas consolidadas que siguen los Archivos Nazarenos. Una comprensión general de nuestro enfoque puede ayudar a los investigadores a utilizar los archivos y sus recursos de búsqueda.

No es necesario que los artículos que pertenecen a la misma colección estén situados uno al lado del otro en la estantería, siempre que figuren juntos en el inventario. Esto ofrece flexibilidad a la hora de ampliar el inventario y permite almacenar las colecciones de forma más eficiente.

Un archivo no organiza sus colecciones por temas o materias, sino según quién haya creado la colección. Muchas de las colecciones de los Archivos Nazarenos fueron creadas por organismos u oficiales de la iglesia. El orden en que se enumeran las colecciones se basa en un organigrama que determina la relación entre estos organismos y oficinas. El inventario de los Archivos Nazarenos va desde los niveles más generales de la iglesia (comenzando con las colecciones de la Asamblea General —la Serie 200—) hasta los más específicos, terminando con colecciones centradas en miembros individuales de la iglesia (la Serie 1200).

Los documentos de los organismos eclesiásticos se conservan en su orden original o se restablece dicho orden. El archivo no reorganiza una colección ni le impone un orden, salvo que se haya perdido el orden original y no sea posible reconstruirlo.

Cuando un oficial de la iglesia ocupaba más de un cargo en la misma, todos sus expedientes se recogen juntos en un único lugar del inventario, bajo el departamento en el que ocupaba el cargo de mayor rango. Se incluyen las referencias cruzadas pertinentes en otras secciones del inventario en las que también ocupó algún cargo.