La tarea primaria del archivista de distrito es documentar el desarrollo y trabajo del distrito, las iglesias del distrito, y las interacciones del distrito con la Iglesia del Nazareno en general.
A fin de documentar en forma adecuada la vida del distrito, el énfasis no debe ser puesto exclusivamente en documentar la mecánica de la administración del distrito. Mas bien, debe incluir información sobre la vida y cultura del distrito, sus prácticas de adoración y experiencia, sus campañas evangelísticas y de avivamiento espiritual, y su gente.
Debido a que la Iglesia del Nazareno está compuesta de casi 400 distritos alrededor del mundo, cada distrito tiene características diferentes que están determinadas por muchos factores, incluyendo nacionalidad, etnias e idioma. Un factor también es la diversidad cultural o la falta de ésta en el distrito. El/la archivista de distrito necesita tomar una perspectiva amplia de su tarea, organizando sistemáticamente una colección de materiales que documenten la vida interna y externa del distrito.
Las consideraciones preliminares incluyen:
• Seleccionar a un archivista de distrito
• Seleccionar un lugar adecuado para los materiales del distrito
¿Qué tipo de materiales se deben recolectar?
1. Todos los procedimientos de las asambleas de distrito.
2. Todas las publicaciones de distrito, boletines, comunicaciones oficiales del superintendente de distrito y otras juntas de distrito y demás.
3. Las publicaciones de instituciones nazarenas dentro del distrito.
4. Las publicaciones y comunicaciones de la MNI y de la JNI.
5. Los documentos oficiales de los superintendentes de distrito. Se deberá contactar a los superintendentes de distrito anteriores para ver si ellos tienen todavía correspondencia que podría ser añadida a los archivos de distrito. Se debe implementar un plan para transferir la correspondencia del superintendente de distrito actual y de futuros superintendentes de distrito a los archivos de distrito después que la correspondencia se hace inactiva. La Junta General ha adoptado una política con relación a los documentos oficiales de los líderes oficiales de la denominación, empleados de la sede, comisiones y comités de la iglesia. Esa política establece que todos los documentos creados durante el periodo de tiempo de la iglesia son propiedad de la iglesia y no del individuo que los hizo. Quizás la asamblea de distrito deba considerar adoptar una política similar con respecto a la correspondencia de sus líderes, e implementar un método para transferir materiales a los archivos de distrito en una forma sistemática.
6. Los archivos biográficos o currículo vitae de los ministros del distrito y de laicos importantes. Se enviará una hoja de solicitud de datos personales a todos los pastores, predicadores y laicos líderes del distrito para así empezar esta documentación. Se solicitará información sobre fecha y lugar de nacimiento, fecha de matrimonio, nombre del cónyuge y de los hijos, su historial académico, historial de experiencia de trabajo, su historial de servicio en el distrito, región o general para la denominación, etc. Asimismo, se puede enviar esta solicitud a los misioneros que aún viven y que fueron parte del nacimiento y desarrollo del distrito.
7. Toda clase de historias de la denominación y encuestas generales de la vida nazarena, publicaciones con la historia del distrito o de sus iglesias. Estas se colocarían en una pequeña biblioteca con bibliografía que ayude a los investigadores y al archivista de distrito.
8. El/la archivista de distrito coleccionará las historias de cada iglesia, incluyendo obras publicadas e historias informales.
9. Se solicitará fotografías a aquellos que puedan donarlas para documentar el desarrollo del distrito. Quizás alguien del distrito pudiera ser el fotógrafo oficial de distrito que esté dispuesto a tomar fotos de los eventos y actividades del distrito comenzando desde ahora.
10. Copias de videos y de audio casetes de eventos y actividades del distrito.
11. Cualquier material que documente costumbres sociales y prácticas religiosas distintivas de la iglesia. Asimismo, información estadística y cronológica.
12. Un método para catalogar materiales es esencial. Puede ser un sistema tradicional de listado de inventario o un sistema electrónico. Para colecciones pequeñas puede utilizarse un sistema de tarjetas o fichas catalogadas. Cada sistema tiene sus ventajas y desventajas. Lo importante es tener un método para catalogar apropiadamente las colecciones de distrito acuerdo al tamaño. Sería bueno consultar con un bibliotecario quien podría recomendarle algún sistema adecuado.