La organización del Archivo Nazareno

A diferencia de las bibliotecas, no hay un sistema establecido para la organización de archivos. Sin embargo, existen principios generales para archivar y prácticas establecidas que el Archivo Nazareno sigue. Un entendimiento general de cómo archivamos puede asistir a los investigadores que utilizan el archivo y sus medios de localización.

  1. Los artículos pertenecientes a la misma colección no tienen que estar situados el uno  al lado del otro en la tablilla, provisto que estén inscritos juntos en la lista del inventario. Esto provee flexibilidad al añadir al inventario y aumenta la habilidad de guardar colecciones con más eficiencia.
  2. Un archivo no organiza sus colecciones por tema o asunto, sino de acuerdo a quién produjo la colección. Muchas colecciones del Archivo Nazareno fueron producidas por agencias u oficiales de la iglesia. El orden en el cual las colecciones aparecen en la lista está basado en un diagrama de flujo que determina la relación de estas agencias y oficinas entre si. El inventario del Archivo Nazareno va de los niveles más generales de la iglesia (comenzando con las colecciones de la Asamblea General­–la serie 200) hasta las más particulares, finalizando con colecciones centradas en miembros individuales de iglesias locales (la serie 1200).
  3. Los archivos de las agencias eclesiásticas se mantienen en su orden original o son restaurados a su orden original. El archivo no reordena una colección ni impone un orden al menos que el orden original se haya perdido y no pueda ser reconstruido.
  4. Cuando un oficial de la iglesia sostuvo más de una posición en la iglesia, todos sus archivos se añaden juntos a lista del inventario, bajo el departamento donde el individuo sostuvo su más alto cargo. Referencias cruzadas apropiadas son puestas en otras partes del inventario donde el individuo sostuvo algún cargo.